怎么進(jìn)行會(huì )議溝通

? ? 如何進(jìn)行會(huì )議溝通
? ? 一、會(huì )議的安排
? ? 1.制定議程安排
? ? （1）充分考慮會(huì )議的進(jìn)程，寫(xiě)出條款式的議程安排
? ? （2）確定會(huì )議的召開(kāi)時(shí)間和結束時(shí)間并和各部門(mén)主管協(xié)調
? ? （3）整理相關(guān)議題，并根據其重要程度排出討論順序
? ? （4）把議程安排提前交到與會(huì )者手。
? ? 2.挑選與會(huì )者
? ? （1）首要原則是少而精
? ? （2）信息型會(huì )議,你應該通知所有需要了解該信息的人都參加
? ? （3）決策型會(huì )議,你需要邀請能對問(wèn)題的解決有所貢獻,對決策有影響的權威,以及能對執 行決策做出承諾的人參加
? ? （4）你需要對某些未在會(huì )議邀請之列的關(guān)鍵人士說(shuō)明原因。
? ? 3.適宜溝通的會(huì )議室布
? ? （1）現場(chǎng)會(huì )議室一般比較方便且費用低廉,因此是首選地點(diǎn)。但如果涉及公司的對外公共關(guān)系形象或者與會(huì )人數很多，則可以考慮租用酒店或展覽中心的專(zhuān)用會(huì )議室。
? ? （2）與會(huì )者的身體舒適需求不能忽略，應注意會(huì )議室的空調溫度、桌椅舒適度，燈光和 通風(fēng)設備也應和會(huì )議的規模和安排的活動(dòng)相適應。
? ? （3）根據你的溝通需要來(lái)選用適當的桌椅排列方式。信息型會(huì )議的與會(huì )者應面向房間的前方，而決策型會(huì )議的與會(huì )者應面向彼此。
? ? 4.會(huì )議安排核查
? ? 會(huì )議溝通目標 、會(huì )議議程安排、參加會(huì )議人員安排、會(huì )議實(shí)物安排、具體的負責人、檢查結果等；
? ? 二、會(huì )議的主持
? ? 1．準時(shí)開(kāi)會(huì )。對于每一位職業(yè)的商務(wù)人士而言，最頭疼、最深?lèi)和唇^的事情莫過(guò)于對方不準時(shí)，不守時(shí)。在高速運轉的信息社會(huì )，時(shí)間意味著(zhù)搶占的商機，時(shí)間意味著(zhù)金錢(qián)和財富，時(shí)間意味著(zhù)一切。我們說(shuō)“浪費別人的時(shí)間就等于謀財害命”，也是毫不夸張的。對于會(huì )議而言 就更是如此，因為不準時(shí)召開(kāi)的會(huì )議浪費的是所有與會(huì )者的時(shí)間，這不僅會(huì )加劇與會(huì )者的 焦躁抵觸情緒，同時(shí)也會(huì )令與會(huì )者懷疑組織者的工作效率和領(lǐng)導能力。
? ? 2．向每個(gè)人表示歡迎。用宏亮的聲音對每個(gè)人表示熱烈的歡迎。如果你面對的是一隊新的成員，讓他們作向 大家做自我介紹。如果他們彼此已經(jīng)見(jiàn)過(guò)面了，也要確保把客人和新來(lái)乍到的成員介紹給大家。
? ? 3．制定或者重溫會(huì )議的基本規則。會(huì )議的基本規則是會(huì )議中行為的基本準則，你可以使用“不允許跑題”、“聆聽(tīng)每一 個(gè)人的發(fā)言”以及“每人的發(fā)言時(shí)間不能超過(guò)5分鐘”這樣的規定。如果準則是由與會(huì )者共同制定的而不是由主持人強加給與會(huì )者的，效果要更好一些。你可以向與會(huì )者詢(xún)問(wèn)“我們 都同意這些規定嗎?”要得到每一個(gè)人的肯定答復，而不要想當然地把沉默當成是沒(méi)有異議。
? ? 4．分配記錄員和計時(shí)員的職責。如果可能的話(huà)，讓大家志愿來(lái)?yè)芜@些職責而不要由主持人指定。計時(shí)員負責記錄時(shí) 間并保證討論持續進(jìn)行，記錄員則負責做會(huì )議記錄。對于一些例行會(huì )議而言，不妨由所有人輪流擔當這些職責。
? ? 三、主持人的會(huì )議溝通技巧
? ? 做為一名有經(jīng)驗的會(huì )議主持人，你應該善于運用各種提問(wèn)方式：
? ? （1）棱鏡型問(wèn)題：
? ? 把別人向你提出的問(wèn)題反問(wèn)給所有與會(huì )者。例如，與會(huì )者：“我們應該怎么做呢？”你可以說(shuō)：“好吧，大家都來(lái)談?wù)勎覀儜撛趺醋觥?br /> ? ? （2）環(huán)形問(wèn)題：
? ? 向全體與會(huì )者提出問(wèn)題，然后每人輪流回答。例如：“讓我們聽(tīng)每個(gè)人的工作計劃，小王，由你開(kāi)始。
? ? （3）廣播型問(wèn)題：
? ? 向全體與會(huì )者提出一個(gè)問(wèn)題，然后等待一個(gè)人回答。如：“這份財務(wù) 報表中有三個(gè)錯誤，誰(shuí)能夠糾正一下？”這是一種具有鼓勵性而沒(méi)有壓力的提問(wèn)方式，因為你沒(méi)有指定人回答，所以大家不會(huì )有壓力
? ? （4）定向型問(wèn)題：
? ? 向全體提出問(wèn)題，然后指定一人回答。如：“這份財務(wù)報表存在三個(gè)錯誤，誰(shuí)來(lái)糾正一下？小王，你說(shuō)說(shuō)看?！边@種提問(wèn)方式可以讓被問(wèn)及的對象有一定的準備時(shí)間。
? ? 如何靈活地應對會(huì )議的困境
? ? 1.某些人試圖支配討論的局面
? ? 在會(huì )議中，常常會(huì )出現“一言堂“的局面。如果我們會(huì )議的目的是找出不同觀(guān)點(diǎn)， 那么廣泛的參與是會(huì )議成功所必不可少的因素。有時(shí)有些人可能因為富有經(jīng)驗、或職位較 高而處于支配地位。當這種情形發(fā)生時(shí)，其他人通常就會(huì )只是坐著(zhù)聽(tīng)。這時(shí)，主持者就應該提一些直接的問(wèn)題，將與會(huì )者調動(dòng)起來(lái)。 如果其他辦法都不能奏效，不妨嘗試在中間休息時(shí)與那個(gè)人私下談一談，也許會(huì )有所幫助。
? ? 2.某些人想爭論
? ? 這種人可能自稱(chēng)無(wú)所不知，或者掌握的信息完全是錯誤的，或者是個(gè)吹毛求疵的家 伙，喜歡插話(huà)打斷主持者。
在任何情形下，主持者都要保持清醒的頭腦。通過(guò)提問(wèn)，主持者可以引出這些人愚蠢的或牽強的發(fā)言，然后不再理睬他們。通常，這種人會(huì )激怒全體， 會(huì )有人講出不歡迎他們的話(huà)，然后一片沉默。? ? 這時(shí)，主持者可再問(wèn)其他與會(huì )者一些直接的 問(wèn)題，從而維持會(huì )場(chǎng)討論氣氛的平衡。 通常地，這個(gè)喜歡辯論的人會(huì )意識到情況，然后不再提出問(wèn)題。但如果這個(gè)人不敏感 的話(huà)，主持者就必須直截了當地向他指出，他這種吹毛求疵的做法擾亂了會(huì )議的進(jìn)程，浪 費了寶貴的時(shí)間。然后主持者立即向另一個(gè)人提問(wèn)，以便讓討論繼續下去。
? ? 3.某些人和身邊的人開(kāi)小會(huì )
? ? 當與會(huì )者人數很多時(shí)，經(jīng)常會(huì )發(fā)生這種情形。開(kāi)小會(huì )往往是因為某個(gè)人想講話(huà)，但又 沒(méi)有機會(huì )，或者某個(gè)謹慎的與會(huì )者在向大會(huì )提出某種想法前，想先試探別人的看法。通 常，會(huì )議中有人開(kāi)小差是不可避免的。不過(guò)這種小會(huì )一般比較簡(jiǎn)短。只有當小會(huì )時(shí)間持續 長(cháng)了才會(huì )成為一個(gè)問(wèn)題。 一個(gè)辦法是請這個(gè)人告訴大家他剛才所講的內容，另一個(gè)辦法就是沉默，然后看著(zhù)那個(gè)破壞秩序的人。通常，這樣就會(huì )恢復會(huì )議秩序。
? ? 4.習慣性的跑題者
? ? 我們可以運用FAST法來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。這一談話(huà)技巧可以訓練一個(gè)習慣性跑題者采取 一些更富有建設性的行動(dòng)：
? ? F，面對造成問(wèn)題的人；
? ? A，感謝或肯定這個(gè)人以及他/她的良好意圖；
? ? S，建議一種新的行為方式；
? ? T，多做幾次嘗試，可以逐步改變或者提高你的要求；
? ? 例如，假設小王總是在開(kāi)會(huì )的時(shí)候講很多的笑話(huà)。他是個(gè)很風(fēng)趣的人，但是他總是會(huì ) 讓會(huì )議跑題。為了管住他： F，注視他，說(shuō):“小王，我有個(gè)建議……” A，“首先，你的笑話(huà)都棒極了……” S，“但是我仍然不清楚你那聰明的腦袋對這個(gè)問(wèn)題真正是怎么看的?說(shuō)真的，你是否 能夠告訴我們你的建議?” T，如果他還是沒(méi)有改變，或者你可以更加嚴厲一些：“別這樣了。我們已經(jīng)樂(lè )過(guò)了， 但是現在的要點(diǎn)究竟是什么呢?” 如果這些公開(kāi)的干預仍然不能夠見(jiàn)效，你可以問(wèn)小王是否可以在休息的時(shí)候和他單獨 談一談。私下里告訴他：你看到了他做的那些事情，你如何評價(jià)他的這些做法，你的感受 和你希望他做些什么。這樣的談話(huà)可以比公開(kāi)場(chǎng)合中的語(yǔ)氣更為堅定和嚴厲。