excel數據整理技巧有哪些，數據格式怎么設置

Microsoft Office Excel 提供各種有助于輕松管理和分析數據的功能。 若要充分利用這些功能，請務(wù)必根據以下指南在工作表中整理數據和設置數據格式。

數據整理指南

在同一列中放置類(lèi)似項目? ?設計數據，以便所有行在同一列中具有相似的項。

將數據區域分開(kāi)? ?在相關(guān)數據區域和工作表上的其他數據之間保留至少一個(gè)空白列和一個(gè)空白行。 這樣，在排序、篩選或插入自動(dòng)分類(lèi)匯總時(shí)，Excel 可以更輕松地檢測和選擇區域。

將關(guān)鍵數據放在區域上方或下方? ? 避免將關(guān)鍵數據放在區域的左側或右側，因為篩選區域時(shí)可能隱藏數據。

避免區域中出現空白行和列? ?避免在數據區域中放置空白行和列。 執行此操作，以確保 Excel 能夠更輕松地檢測和選擇相關(guān)數據區域。

顯示區域中的所有行和列? ?在對數據區域進(jìn)行更改之前，請確保顯示所有隱藏的行或列。 當區域中的行和列未顯示時(shí)，數據可能會(huì )被意外刪除。?

數據格式設置指南

使用列標簽標識數據? ? 通過(guò)對數據應用不同的格式，在數據區域的第一行中創(chuàng )建列標簽。 然后，Excel 可以使用這些標簽創(chuàng )建報表和查找和組織數據。 對列標簽使用字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫(xiě)樣式，這些標簽不同于為區域中的數據指定的格式。 在鍵入列標簽之前將單元格的格式設置為文本。

使用單元格邊框區分數據? ? 要將標簽與數據分開(kāi)時(shí)，請使用單元格邊框（而非空白行或虛線(xiàn)）在標簽下方插入行。?

避免出現前導空格或尾隨空格以避免錯誤? ? ?避免在單元格的開(kāi)頭或結尾插入空格以縮進(jìn)數據。 這些額外的空格可能會(huì )影響排序、搜索以及應用于單元格的格式。 可在單元格中使用 "增加縮進(jìn)量" 命令，而不是鍵入用于縮進(jìn)數據的空格。?

擴展數據格式和公式? ? 將新的數據行添加到數據區域的末尾時(shí)，Excel 將擴展一致的格式和公式。 前面五個(gè)單元格中的三個(gè)必須使用相同格式才能進(jìn)行擴展。 對于要擴展的公式，上述所有公式都必須保持一致。

使用 Excel 表格格式處理相關(guān)數據? ?您可以將工作表上的連續單元格區域轉換為 Excel 表格。 表定義的數據可以獨立于表外部的數據進(jìn)行操作，并且你可以使用特定表功能來(lái)快速對表中的數據進(jìn)行排序、篩選、匯總或計算。 你還可以通過(guò)在單個(gè)工作表上的多個(gè)表中組織這些數據來(lái)使用表功能來(lái) compartmentalize 相關(guān)數據集。